Kokeiluja työpaikalla? 8 kysymystä mietittäväksi

Työpaikkojen kokeilukulttuurista puhutaan nyt paljon. Ajatuksena on, että työ muuttuu niin nopeasti, että uudistuksia ei voi eikä kannata suunnitella viimeisen päälle kirjoituspöytätyönä ennen niiden käyttöönottoa. Pitkään ja perusteellisesti suunniteltu ratkaisu voi sitä käyttöön otettaessa olla jo vanhentunut tai ainakin sen toteuttaminen edellyttää taas muutoksia. Suunnittelutyö ei pysy siis enää vauhdissa mukana. Suunnittelussa on mahdotonta ottaa etukäteen huomioon kaikkia asioita, joihin toteuttamisessa törmätään. Parhaimmillaan kokeiluissa varmistetaan, että suunnittelu ja toteuttaminen eivät erkaannu liikaa toisistaan. Kokeileminen ei kuitenkaan tarkoita suunnittelemattomuutta, eikä päätöntä asiasta toiseen poukkoilua.

Jokainen meistä varmasti tekee ainakin pieniä kokeiluja omassa työssään: keksii jotain sellaista, mitä ei aiemmin ole tehnyt, muokkaa uuden Excel-taulukon saadakseen yksikön suunnitelmat paremmin haltuun tai etenee asiakkaiden kanssa aivan uudenlaisen käsikirjoituksen mukaisesti kokeillakseen, miten se asiakkaalle toimii. Asiakkaiden uusien haasteiden edessä on pakko löytää uudenlaisia palveluja tai tapoja ratkaista ongelmia, sellaista, mihin ei ole olemassa valmista mallia tai käsikirjoitusta. Jotkut näistä ratkaisuista saattavat jäädä elämään pidemmäksikin aikaa tai leviävät myös muiden käyttöön.

Olen tehnyt työn kehittämistä monilla toimialoilla vankilasta Kelaan ja teollisuudesta sosiaali- ja terveydenhuoltoon kohta kymmenen vuotta. Kehittämistapamme on ollut kokeileva kehittäminen. Useissa hankkeissa yksi osa tuloksista ovat olleet kehittämiskokeilut, joiden toteutumista olemme lopuksi osallistujien kanssa seuranneet ja arvioineet. Tämän kokemukseni ja osaamiseni pohjalta laadin tsekkilistan, jota voi hyödyntää kokeilujen suunnittelussa, arvioinnissa ja juurruttamisessa. Tämä lista koskee kokeiluja, joiden suunnitteluun tarvitaan useampia ihmisiä.

1. Mihin kokeilu liittyy? Miksi sitä tarvitaan? Mitä kokeilun oletetaan ratkaisevan?

Kokeiluja ei tehdä pelkästä kokeilemisen ilosta, vaan niiden tarkoitus ja haluttu lopputulos on tärkeää olla selvillä. Oleellista on, että tämä on lisäksi yhteisesti kuvattu. Samanlainenkin kokeilusuunnitelma saattaa muuttua käytännössä monenkirjaviksi kokeiluiksi, jos kaikilla on erilainen käsitys siitä, mitä sillä ajetaan takaa.

2. Ketä kokeilun suunnitteluun ja toteuttamiseen tarvitaan?

Kokeilun suunnittelua ei voi tehdä kirjoituspöytätyönä, vaan parhaat kokeiluideat tulevat käytännön työtä tekeviltä. Ehkä vielä paremmat käytännön asiakastyötä tekevien ja asiakkaiden yhteiskehittelynä. Joskus saatetaan tarvita myös yhteistyökumppaneita ideoimaan, suunnittelemaan ja toteuttamaan kokeiluja.

3. Viekö kokeilu kehitystä oikeaan suuntaan?

Toteuttamissani kehittämishankkeissa ja valmennuksissa kokeiluita ei ole ideoitu tyhjästä, vaan ne ovat perustuneet tilanneanalyysiin. On arvioitu sitä, millaisia haasteita toiminnassa tällä hetkellä on, mitkä asiat eivät toimi niin kuin pitäisi. Lisäksi on tutkittu sitä, mihin suuntaan toimintaa pitäisi viedä.

Kokeilut voivat liittyä olemassa olevan toimintamallin parantamiseen, jolloin niillä ei olekaan tarkoitus erityisemmin uudistaa toimintaa. Usein kokeiluilla – ainakin toteuttamissani hankkeissa – haetaan nimenomaan uudenlaista logiikkaa edustavia tapoja tehdä töitä (kokouskäytäntöjä, joissa puhutaankin asiakascaseista viikkosuunnitelman sijaan tai työkaluja, jotka auttavat näkemään asiakkaan tilanteen uudella tavalla). Kannattaa siis pohtia sitä, mikä uusi ajatus kokeilussa on sisällä.

4. Mitä kokeilun ei oleteta ratkaisevan? Mitä muuta siis tarvitaan?

Yksittäinen kokeilu ei useinkaan ratkaise kaikkia ongelmia. Usein voi käydä niinkin, että se ennemminkin tuo esiin ja näkyväksi uusia ongelmia, lisää korjattavaa ja uudistettavaa. Jos tätä ei muista, saattaa kokeileminen tyssätä, koska ajatellaan sen epäonnistuneen. Kyse ei ole välttämättä kokeilun epäonnistumisesta, vaan siitä, että tarvitaan muitakin ratkaisuja, jotta alkuperäisen kokeilun on mahdollista onnistua.

5. Miten kokeilua arvioidaan?

Kokeilun arvioinnista kannattaa päättää jo kokeilua suunnitellessa. Kun on tiedossa, mitä kokeilulla haetaan, on myös helpompi arvioida, ratkaiseeko kokeilu juuri niitä ongelmia, mitä varten se on päätetty aloittaa. Joskus tarvitaan työvälineitä, joiden avulla arviointia tehdään systemaattisesti; kerätään esimerkiksi kokeiluun liittyviä ideoita ja sen esiin tuomia ongelmia.

6. Mitä muuta kokeilu toi esiin? Mitä se opettaa meille nykyisistä haasteista?

Kokeilu voi opettaa paljon, vaikka se epäonnistuisikin. Se voi tuoda esille asioita, joita aiemmin ei ole tullut esille. Voi olla, että kokeilu täytyy lopettaa kesken, mutta siitä huolimatta se on voinut tuottaa paljon hyödyllistä tietoa ja ideoita seuraavien kokeilujen ja jopa strategian pohjaksi.

7. Miten teemme kokeilusta normaalikäytännön? Tai mikä osa kokeilusta pitäisi saada normaalikäytännöksi?

Toteuttamissani kehittämisprosesseissa olemme määritelleet kokeilun keston. Kun määräaika on päättynyt, tehdään päätös siitä, muuttuuko kokeilu normaalikäytännöksi vai ei. Tai miten ratkaisua pitää muuttaa, jotta se voidaan ottaa jokapäiväiseen käyttöön.

8. Miten kokeilun tulokset levitetään? Miten varmistetaan, että se ei jää muusta toiminnasta irralliseksi?

Kuten aiemmin kerroin, me teemme jokainen jatkuvasti työssämme kokeiluja. Mutta niin pitkään, kun ne jäävät yksittäisten työntekijöiden varaan, ei uusista ideoista saada täyttä hyötyä työssä. Kokeilua arvioitaessa on tärkeää miettiä, ketkä kaikki voisivat hyötyä tuloksista.

 

Viimeaikaisia kirjoituksia kokeiluista:

Neljä tapaa joilla kokeilut luovat arvoa

Organisaatio, tämän päivän tuulimylly?

Sitra toteuttaa koulutukseen liittyviä kokeiluja ympäri Suomea

Katso lisäksi tässä blogissa: Kurssi kohti tulevaa – Tulevaisuuden työssä olemassa olevan oppiminen ei riitä.