Sähläyksestä sujuvaan työhön

johtosotku_Ryan_McGuire.jpg

Suomalaisten työpaikkojen sähläysaste on korkea, kertoo Ammattiliitto Pron toteuttama uusi tutkimus. Tutkija Petri Palmu pitää sähläämisen puolittamista tuottavuusloikkana, eli työn sujuvoittaminen voi todella parantaa suomalaista työelämää ja taloutta.

Sähläyksen taustalla on monenlaisia työn kulkuun liittyviä häiriöitä, jotka työllistävät ja kuormittavat työntekijöitä. Häiriöitä ovat esimerkiksi

  • tiedonkulun katkokset
  • keskeytykset
  • virheet
  • puuttuvat tai puutteelliset työvälineet
  • väärässä paikassa olevat tavarat
  • erilaiset ”läheltä piti” –tilanteet
  • yllättävät, suunnitelmia sotkevat työtehtävät kiireen keskellä

Sähläys aiheuttaa ylimääräistä työtä. Usein häiriöt kasaantuvat ja kertaantuvat. Pienenä alkanut häiriö monistuu prosessissa useita ihmisiä ja yksiköitä koskevaksi häiriövyyhdiksi. Työntekijöiden aika menee ”tulipalojen sammutteluun”, jolloin varsinaisen työn tekemiseen ei jää riittävästi aikaa. Työssä tulee kiire. Ylimääräinen työ viivästyttää asiakkaan saamaa palvelua tai tuotteita. Tekemisen tehokkuus kärsii, eikä tulosta pystytä tekemään parhaalla mahdollisella tavalla. Yleiseksi periaatteeksi on saattanut muodostua, että aina on aikaa tehdä uudestaan ja korjailla, mutta koskaan ei ole aikaa tehdä kunnolla, saati pysähtyä miettimään parempia tekemisen tapoja.

Sähläys muuttuu jossain vaiheessa työhyvinvointiongelmaksi. Ihmiset venyvät, mutta samalla kuormittuvat ylimääräisestä työstä ja siitä, etteivät pysty tekemään työtään kunnolla. Tällöin työhyvinvoinnin perustana olevat onnistumiset vähenevät. Kun sähläystä on paljon ja ihmiset ovat kuormittuneita, ei ole ihme, että ihmisten väliset konfliktit lisääntyvät. Ongelmat henkilöityvät, jos niitä ei saada ajoissa ratkaistua. Sähläyksen seurauksista tulee lisätyötä esimiehille ja myöhemmin myös työterveyshuollolle. Sairauslomia kertyy ja lisäkustannuksia ropisee.

Työpaikoilla on tärkeää oppia yhdessä ratkomaan sähläystä aiheuttavia häiriöitä. On pysähdyttävä hetkeksi miettimään, miten ”tulipalojen” syyt saadaan poistettua. Usein häiriöt ovat ratkaistavissa työtä ja tekemisen mallia tutkimalla ja kehittämällä. Ratkaisut voivat olla hyvin yksinkertaisia ja helppoja. Toisaalta voidaan löytää isoja, pitkäjänteisempää työtä vaativia kehittämiskohteita. Jotkut häiriöt ovat osa työn luonnetta ja vaihtelua, jolloin kyse on enemmän siitä, miten työssä löydetään toimivia häiriöiden käsittelytapoja.

Kun opitaan uudenlainen asioiden käsittelytapa ja työ on muuttunut aiempaa sujuvammaksi, seuraa hyviä asioita:

  • Ylimääräinen työ ja kustannukset vähenevät.
  • Häiriöihin voidaan jatkossa tarttua ajoissa, jolloin ne eivät pääse muodostamaan häiriöketjuja
  • ”Tulipalojen sammuttelun” sijaan kyetään etsimään yhdessä pysyvämpiä ratkaisuja.
  • Yhteistyö työpaikalla kehittyy.
  • Työhyvinvointi paranee, koska oman työn uudistaminen on mielekästä sekä motivoivaa ja ihmiset sitoutuvat paremmin työhönsä
  • Työn kuormittavuus vähenee sujuvuuden myötä. Mahdottomat tilanteet vähenevät.
  • Asiakaspalvelun laatu ja nopeus paranevat. Asiakkaat ovat tyytyväisempiä saamaansa palveluun.

Työn sujuvoittamisella saadaan parannettua suomalaista tuottavuutta, mutta motiivi sujuvoittamiseen löytyy myös lähempää: yrityksen parantuneet tulokset, työhyvinvointi ja tyytyväisemmät asiakkaat.

Sujuvan työn kehittämiseen on olemassa toimivia malleja ja työkaluja, jotka auttavat esimiestä ratkomaan häiriöitä tiiminsä kanssa. Lue Toimiva Oy:n toteuttamasta Heti toimeksi -kehittämishankkeesta Tekesin sivuilta tai Heti toimeksi –palvelustamme Toimivan sivuilta.

Valokuva: Ryan McGuire

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: